Einarbeitungsplan-Vorlage in Excel

Die Phasen eines Einarbeitungsplans

Einarbeitung beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern mit den Vorbereitungen davor — Zugänge, Arbeitskleidung, ein benannter Pate, freigehaltene Schichten. Und sie endet nicht nach der ersten Woche, sondern frühestens mit der Entscheidung am Ende der Probezeit. Dazwischen hat sich eine Gliederung in fünf Phasen bewährt, weil jede Phase einen anderen Taktgeber hat:

Die rechte Spalte ist der Grund, warum eine Excel-Vorlage mehr leisten kann als eine abgehakte Papierliste: Jede Zeile bekommt eine Regel, nach der ihr Termin aus dem Startdatum entsteht. Ändert sich der Starttermin um eine Woche, verschiebt sich der ganze Plan mit — einschließlich der Feiertage, die dazwischen liegen.

Schritt 1: Kopfbereich und Spaltenaufbau

Die Vorlage beginnt mit einem kleinen Kopfbereich. In C1 steht der Name der neuen Person, in C2 der erste Arbeitstag, in C3 das Probezeitende. Die Zellen C2 und C3 bekommen über Formeln · Namen definieren die Namen Start und Probezeitende; das macht alle folgenden Formeln lesbar. Das Probezeitende wird nicht getippt, sondern gerechnet: =EDATUM(Start;6)-1 liefert bei einem Start am Donnerstag, 1. Oktober 2026, den 31. März 2027. Bei kürzerer Probezeit ersetzt man die 6 durch die vereinbarte Monatszahl. Die Tabelle selbst beginnt in Zeile 4 mit den Überschriften:

Die Spalte „Erledigt am“ ist bewusst ein Datum und kein Häkchen. Ein Datum beantwortet später die Frage, wann etwas passiert ist — bei der Unterweisung und bei den Nachweisen ist genau das die Information, die man im Zweifel belegen muss. Die Dropdowns legen Sie wie im Beitrag Dienstplan in Excel erstellen beschrieben über Daten · Datenüberprüfung · Liste an, am besten mit den Listenwerten auf einem eigenen Blatt „Listen“.

Schritt 2: Termine aus dem Startdatum rechnen

Das Herzstück ist die Terminformel in Spalte G. Sie wertet die Regel aus Spalte E aus und rechnet je nach Regel in Arbeitstagen, Kalendertagen oder Monaten:

=WENN(E5="AT";ARBEITSTAG(Start;F5;Feiertage);WENN(E5="PE";ARBEITSTAG(Probezeitende;F5;Feiertage);ARBEITSTAG(WENN(E5="KT";Start+F5;EDATUM(Start;F5))+1;-1;Feiertage)))

Drei Bausteine stecken darin. ARBEITSTAG(Start;F5;Feiertage) zählt vom Start aus so viele Arbeitstage vor oder zurück, wie in F5 stehen, und überspringt dabei Samstage, Sonntage und alle Daten im benannten Bereich Feiertage — derselbe Bereich, der im Beitrag Feiertage in Excel markieren angelegt wird. Ein Versatz von 0 gibt das Startdatum selbst zurück. EDATUM(Start;F5) springt um ganze Monate. Und der Kunstgriff ARBEITSTAG(Datum+1;-1;Feiertage) lässt einen Arbeitstag unverändert, schiebt aber ein Datum, das auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, auf den letzten Arbeitstag davor. Für Fristen ist diese Richtung die sichere: Ein Termin, der zu früh liegt, ist unkritisch — einer, der nach hinten rutscht, nicht.

Wer im Betrieb Montag bis Samstag arbeitet, etwa im Einzelhandel, ersetzt ARBEITSTAG durch ARBEITSTAG.INTL mit dem Wochenendcode 11, der nur den Sonntag als arbeitsfrei behandelt: =ARBEITSTAG.INTL(Start;F5;11;Feiertage). Fünf Arbeitstage vor dem 1. Oktober 2026 ergeben dann Freitag, den 25. September, statt Donnerstag, dem 24. September. Für abweichende Muster akzeptiert die Funktion auch eine Zeichenfolge aus sieben Stellen von Montag bis Sonntag, in der 1 für arbeitsfrei steht — "0000011" entspricht dem Standardwochenende.

So sieht eine vollständige Vorlage aus, gerechnet für einen Start am Donnerstag, 1. Oktober 2026, mit sechs Monaten Probezeit und den bundesweiten Feiertagen. Die Tabelle lässt sich Zeile für Zeile in Excel übernehmen; Termine sind das Ergebnis der Formel oben:

Zwei Zeilen zeigen, warum die Verschiebelogik gebraucht wird. Einen Monat nach Start wäre Sonntag, der 1. November 2026 — die Formel legt den Termin auf Freitag, den 30. Oktober. Drei Monate nach Start wäre Neujahr 2027 — die Formel wählt Donnerstag, den 31. Dezember 2026. In der Praxis wird man das Zwischengespräch an Silvester trotzdem verlegen; der Plan zeigt aber zuverlässig, dass hier ein Termin anfällt. Das Probezeitgespräch liegt mit 15 Arbeitstagen Vorlauf am 8. März 2027; der Karfreitag am 26. März ist dabei bereits herausgerechnet.

Schritt 3: Status, Fortschritt und überfällige Punkte

Der Status wird nicht von Hand gepflegt, sondern aus Termin und Erledigungsdatum abgeleitet. Das verhindert den häufigsten Fehler in Checklisten: ein Status „erledigt“ ohne Datum oder ein Datum mit Status „offen“. Die Formel in I5:

=WENN(H5<>"";"erledigt";WENN(G5<HEUTE();"überfällig";WENN(G5-HEUTE()<=5;"fällig";"offen")))

„Fällig“ bedeutet hier: Termin in den nächsten fünf Kalendertagen. Darüber sitzt eine kleine Auswertung im Kopfbereich, die ohne Pivot-Tabelle auskommt:

ANZAHL zählt nur Zellen mit Zahlen — und weil Datumswerte in Excel fortlaufende Zahlen sind, zählt es genau die Zeilen mit Erledigungsdatum. Das Suchkriterium "" in ZÄHLENWENNS trifft leere Zellen, "<>" nicht leere. Wichtig ist, dass „Erledigt am“ wirklich ein Datum enthält: Ein als Text eingetipptes „erl.“ zählt ANZAHL nicht mit, und die Quote bleibt zu niedrig. Eine Datenüberprüfung auf Spalte H mit „Datum“ als zulässigem Wert schließt das aus.

Für die Ampel markieren Sie A5:J20 und legen unter Start · Bedingte Formatierung · Neue Regel · Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen drei Regeln an:

• Erledigt, grau oder grün: =$H5<>""
• Überfällig, rot: =UND($H5="";$G5<HEUTE())
• In den nächsten fünf Tagen fällig, gelb: =UND($H5="";$G5>=HEUTE();$G5-HEUTE()<=5)

Das Dollarzeichen vor den Spaltenbuchstaben sorgt dafür, dass die ganze Zeile eingefärbt wird. Weil sich die drei Bedingungen gegenseitig ausschließen, spielt die Reihenfolge im Regel-Manager hier keine Rolle. HEUTE() wird bei jedem Öffnen neu berechnet — eine Datei, die drei Wochen niemand öffnet, zeigt also erst beim nächsten Öffnen, was inzwischen überfällig ist.

Die gesetzlichen Termine im Plan

Die meisten Zeilen eines Einarbeitungsplans sind betriebliche Praxis und frei gestaltbar. Einige Termine sind dagegen gesetzlich vorgegeben und gehören als feste Zeilen in jede Vorlage:

Die gestaffelten Nachweisfristen gelten seit dem 1. August 2022, als das Nachweisgesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen geändert wurde. Seit dem 1. Januar 2025 darf die Niederschrift auch in Textform elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber zur Erteilung eines Empfangsnachweises auffordert. Diese Erleichterung gilt nicht für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — darunter Bau-, Gaststätten- und Beherbergungs-, Gebäudereinigungs- sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe. Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht ist nach § 4 NachwG eine Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro. Enthält ein vor dem Start unterschriebener Arbeitsvertrag bereits alle Angaben, ist die Nachweispflicht insoweit erfüllt (§ 2 Abs. 5 NachwG); die drei NachwG-Zeilen lassen sich dann gemeinsam mit dem Datum der Vertragsunterzeichnung abschließen.

Schritt 4: Einarbeitung im Dienstplan abbilden

Der Einarbeitungsplan sagt, was die neue Kraft lernen soll; der Dienstplan entscheidet, ob dafür überhaupt Zeit ist. Wer Einarbeitung nur im Einarbeitungsplan führt, plant sie in der Praxis oft in Schichten, die ohnehin knapp besetzt sind — und dann fällt sie aus. Drei Regeln verbinden beide Dateien:

• Eigenes Kürzel für Einarbeitungsschichten. Statt „F“ für Frühdienst steht in den ersten Wochen „F-E“, statt „S“ entsprechend „S-E“. In der Schichtlegende bekommen die Kürzel dieselben Stunden wie die Grunddienste, denn Einarbeitung ist Arbeitszeit.
• Einarbeitungsschichten zählen nicht zur Mindestbesetzung. Die Besetzungszeile zählt mit =ZÄHLENWENN(C5:C20;"F") nur das exakte Kürzel „F“ — „F-E“ fällt heraus. Die Neue ist damit zusätzlich eingeplant statt als volle Kraft verrechnet. Wer sie anteilig mitzählen will, ergänzt +ZÄHLENWENN(C5:C20;"F-E")*0,5.
• Der Pate hat dieselbe Schicht. Steht der Pate in Zeile 8 und die neue Kraft in Zeile 12, prüft =WENN(RECHTS(C12;2)="-E";WENN(LINKS(C12;1)=LINKS(C8;1);"";"Pate fehlt");"") in einer Hilfszeile jeden Tag, ob beide in derselben Schicht stehen. Eine bedingte Formatierung auf „Pate fehlt“ macht die Lücke rot.

Wie viele Einarbeitungsschichten schon gelaufen sind, zählt =ZÄHLENWENN(C12:AG12;"*-E") über die Monatszeile der neuen Person; das Sternchen steht für ein beliebiges Schichtkürzel davor. Die Zahl lässt sich im Einarbeitungsplan als Notiz zur Zeile „Erste Schicht ohne Doppelbesetzung“ übernehmen — dann ist erkennbar, ob der geplante Termin am 22. Oktober nach zehn oder nach drei Paten-Schichten erreicht wird. Den zusätzlichen Personalbedarf in den ersten Wochen schätzt der Personalbedarf-Rechner ab, die Schichtlegende und die Besetzungszeile sind im Beitrag Dienstplan in Excel erstellen Schritt für Schritt beschrieben.

Wo die Vorlage an Grenzen stößt

Ein Einarbeitungsplan in Excel funktioniert gut, solange eine Person ihn pflegt und nur wenige neue Kräfte gleichzeitig starten. Mit jeder weiteren Einstellung entsteht eine weitere Datei oder ein weiteres Blatt, und die Termine verteilen sich auf Kopien, die niemand zentral im Blick hat. Die Ampel wird nur beim Öffnen aktualisiert, eine Erinnerung an den Paten verschickt die Datei nicht, und der Dienstplan kennt die Einarbeitungsschichten nur, wenn beide Dateien von Hand abgeglichen werden.

Für kleine Teams ist das vertretbar: eine Vorlage, ein Blatt je Person, eine feste Person, die montags die Überfälligen prüft. Wer die Datei mit Personalbüro und Paten gemeinsam bearbeitet, sollte die Formelspalten G und I schützen — wie das mit Blattschutz und geteilter Ablage geht, zeigt der Beitrag Excel-Dienstplan im Team teilen. Welche weiteren Fehlerbilder in geteilten Tabellen typisch sind, fasst der Beitrag zu den häufigsten Fehlern in Excel-Dienstplänen zusammen.

Eine fertige Einarbeitungsplan-Datei bietet diese Website nicht zum Download an; die Tabellen oben sind so aufgebaut, dass sie sich direkt nachbauen lassen. Dienst-, Schicht-, Monats- und Urlaubspläne als XLSX mit Formeln finden Sie in der Vorlagenübersicht.

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Die benannte Feiertagsliste, auf die alle Terminformeln zugreifen, entsteht im Beitrag Feiertage in Excel markieren; einen vollständigen Jahreskalender mit Arbeitstagen liefert Kalender 2027 in Excel erstellen. Die arbeitsrechtlichen Grenzen einer Tabelle ordnet die Seite Rechtslage ein.