WENN-Funktion in Excel: Anleitung mit Dienstplan-Beispielen (WENN, verschachtelt, UND/ODER, WENNS)

Was die WENN-Funktion macht

WENN ist eine Weiche. Excel wertet einen Ausdruck aus, der entweder WAHR oder FALSCH ergibt, und gibt im ersten Fall den Dann_Wert, im zweiten den Sonst_Wert zurück. Beides kann eine Zahl, ein Text, ein Zellbezug oder eine weitere Formel sein. Damit unterscheidet sich WENN von den Funktionen, die nur nach einer Bedingung zählen oder summieren: ZÄHLENWENN und SUMMEWENN werten einen ganzen Bereich aus und liefern eine einzige Zahl. WENN entscheidet dagegen Zeile für Zeile, was in genau einer Zelle stehen soll.

Im Dienstplan übernimmt WENN deshalb meist eine von drei Aufgaben: Es übersetzt eine Eingabe in einen Wert (Kürzel in Stunden), es kennzeichnet eine Zeile (Wochenende, Nachtarbeit, Überschreitung), oder es verhindert eine unsinnige Rechnung (leere Zeile, fehlender Eintrag). Die Beispiele unten folgen dieser Einteilung.

Syntax: drei Argumente, eines davon optional

Microsoft beschreibt die Funktion mit drei Argumenten. Die ersten beiden sind Pflicht, das dritte ist optional.

Für die Prüfung stehen die üblichen Vergleichsoperatoren zur Verfügung: = (gleich), <> (ungleich), >, <, >= und <=. Text gehört laut Microsoft in Anführungszeichen; die einzige Ausnahme sind die Wahrheitswerte WAHR und FALSCH, die Excel ohne Anführungszeichen versteht. Zahlen stehen ohne Anführungszeichen. Diese Regel ist wichtiger, als sie aussieht: =WENN(C5="N";"8,5";"7,5") liefert Text, den SUMME später nicht mitaddiert – dazu mehr im Abschnitt zu den Fehlern.

Wird der Sonst_Wert weggelassen und ist die Prüfung FALSCH, zeigt Excel in der Praxis den Wahrheitswert FALSCH in der Zelle. Das ist selten gewollt. Wer eine leer wirkende Zelle braucht, schreibt "" als Sonst_Wert, wer weiterrechnen will, eine 0.

Die Datenbasis: eine Zeile pro Tag und Person

Die Beispiele beziehen sich auf eine einfache Tagesliste, wie sie in vielen Plänen und Arbeitszeitnachweisen steht. Spalte G enthält die Nettostunden als Dezimalzahl, berechnet aus Beginn, Ende und Pause – wie das über Mitternacht funktioniert, zeigt Arbeitsstunden in Excel korrekt summieren.

Namen, Kürzel, Zeiten und Stunden sind Beispielwerte. Spalte H enthält die Stunden innerhalb der Nachtzeit nach § 2 Abs. 3 ArbZG (23 bis 6 Uhr) und wird mit der Überschneidungsformel aus Zuschläge in Excel berechnen ermittelt; die Pause der Nachtschicht ist dort aus Vereinfachungsgründen außerhalb der Nachtzeit angesetzt. Die Formeln unten stehen jeweils in Zeile 5 und werden nach unten kopiert.

Sechs WENN-Formeln für den Dienstplan

1. Schichtkürzel in Stunden übersetzen

Die einfachste Form prüft genau einen Fall: =WENN(C5="N";8,5;7,5) setzt 8,5 Stunden für einen Nachtdienst und 7,5 Stunden für alles andere. Das reicht, solange es nur zwei Schichtlängen gibt – und es ist bereits fehleranfällig, denn auch ein Urlaubstag „U“ bekommt so 7,5 Stunden. Sobald mehr als zwei Fälle unterschieden werden müssen, wird die Formel verschachtelt oder durch WENNS ersetzt (siehe unten). Bei mehr als vier Kürzeln ist eine Legende mit SVERWEIS die wartbarere Lösung, weil die Stunden dann in einer Tabelle stehen und nicht in der Formel.

2. Leere Zeilen abfangen

Steht in einer Zeile noch kein Beginn, rechnet eine Stundenformel trotzdem – und liefert 0 oder bei Nachtschichtlogik sogar 24 Stunden abzüglich Pause. Eine vorgeschaltete Prüfung verhindert das: =WENN(D5="";"";(REST(E5-D5;1)-F5)*24). Ist der Beginn leer, bleibt auch die Stundenzelle leer. Der leere Text "" wird von SUMME und SUMMEWENN übergangen; in einer Multiplikation führt er dagegen zu #WERT!. Wer mit dem Ergebnis weiterrechnet, setzt deshalb besser 0 und blendet Nullen über das Zahlenformat aus.

3. Wochenende und Feiertage kennzeichnen

Mit WOCHENTAG und dem Rückgabetyp 2 (Montag = 1 bis Sonntag = 7) erkennt eine Prüfung das Wochenende: =WENN(WOCHENTAG(A5;2)>5;"WE";""). Soll auch ein Feiertag zählen, kommt ODER hinzu, und eine benannte Feiertagsliste liefert den zweiten Teil der Prüfung:

=WENN(ODER(WOCHENTAG(A5;2)>5;ZÄHLENWENN(Feiertage;A5)>0);"frei";"Arbeitstag")

Dieselbe Prüfung eignet sich für die Sollzeit: =WENN(ODER(WOCHENTAG(A5;2)>5;ZÄHLENWENN(Feiertage;A5)>0);0;8) setzt an Wochenenden und Feiertagen 0 Sollstunden. Für eine farbige Markierung ist WENN nicht nötig – dort genügt der Ausdruck ohne WENN als Regel der bedingten Formatierung. Wie die Feiertagsliste aufgebaut wird, beschreibt Feiertage in Excel markieren.

4. Überstunden und Höchstarbeitszeit prüfen

Die Mehrarbeit gegenüber einer täglichen Sollzeit von acht Stunden liefert =WENN(G5>8;G5-8;0) – für die Beispielliste 0, 0,5, 1,75, 0 (Urlaubstag ohne Stunden) und 2,5. Dieselbe Rechnung geht kürzer mit =MAX(0;G5-8); mit WENN ist sie für andere leichter zu lesen. Ob Mehrstunden tatsächlich Überstunden im vertraglichen Sinn sind, hängt vom Arbeitszeitmodell ab, nicht von der Formel.

Eine Statusspalte mit drei Stufen braucht zwei verschachtelte WENN:

=WENN(G5>10;"über 10 h";WENN(G5>8;"Ausgleich nötig";"ok"))

Hintergrund ist § 3 ArbZG: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und nur auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Die Formel kennzeichnet also nur den einzelnen Tag; den Ausgleichszeitraum prüft sie nicht. Wichtig ist die Reihenfolge: Die höchste Schwelle steht vorn. Stünde G5>8 an erster Stelle, bekäme auch der Samstag mit 10,5 Stunden nur „Ausgleich nötig“, weil Excel bei der ersten zutreffenden Bedingung aufhört. Microsoft beschreibt genau diesen Fehler am Beispiel einer Provisionsstaffel.

5. Pausen mit UND und ODER prüfen

§ 4 ArbZG verlangt bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als neun Stunden insgesamt mindestens 45 Minuten. Das sind zwei Bedingungen, die jeweils aus zwei Teilen bestehen – ein Fall für UND innerhalb von ODER:

=WENN(ODER(UND(G5>6;RUNDEN(F5*1440;0)<30);UND(G5>9;RUNDEN(F5*1440;0)<45));"Pause prüfen";"ok")

Die Pause in F steht als Uhrzeit in der Zelle; *1440 rechnet sie in Minuten um, RUNDEN vermeidet Gleitkomma-Reste, durch die 0:30 sonst knapp unter 30 Minuten liegen könnte. Für die Beispielliste meldet die Formel am Mittwoch „Pause prüfen“ nicht – 9,75 Stunden mit 45 Minuten Pause sind ausreichend –, am Samstag mit 10,5 Stunden und 30 Minuten dagegen schon. UND ist WAHR, wenn alle Bedingungen zutreffen, ODER, wenn mindestens eine zutrifft; beide nehmen laut Microsoft bis zu 255 Bedingungen auf. Eine vollständige Pausen- und Ruhezeitprüfung in Minuten, auch mit der Mindestlänge von 15 Minuten je Pausenabschnitt, zeigt Arbeitszeiterfassung in Excel.

6. Nachtarbeit kennzeichnen und Zuschlag ansetzen

Nach § 2 Abs. 4 ArbZG ist Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit umfasst. Mit den Nachtstunden aus Spalte H lautet das Kennzeichen: =WENN(H5>2;"Nachtarbeit";""). In der Beispielliste trifft das auf den Dienstag zu (7 Stunden), nicht auf den Mittwoch mit einer halben Stunde nach 23 Uhr. Das Kennzeichen ist mehr als eine Formalie, weil § 6 ArbZG für Nachtarbeitnehmer besondere Regeln enthält, darunter den Anspruch auf einen Ausgleich für Nachtarbeit nach § 6 Abs. 5.

Ein Zuschlagsbetrag lässt sich ebenfalls per WENN ansetzen, etwa =WENN(H5>0;H5*$K$1*$K$2;0) mit dem Stundenlohn in K1 und dem Zuschlagssatz in K2. Der Satz gehört bewusst in eine eigene Zelle: Er ergibt sich aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag, und das ArbZG legt keine Höhe fest. Außerdem gilt für die Steuerfreiheit nach § 3b EStG ein anderes Zeitfenster (20 bis 6 Uhr) als die Nachtzeit des ArbZG. Welche Spalte welche Stunden enthalten muss, erklärt Zuschläge in Excel berechnen.

Verschachtelte WENN-Formeln: wann sie passen und wann nicht

Eine verschachtelte WENN-Formel steckt eine weitere WENN-Funktion in den Sonst_Wert. Für vier Schichtkürzel sieht das so aus:

=WENN(C5="F";7,5;WENN(C5="S";9,75;WENN(C5="N";8,5;0)))

Excel prüft von links nach rechts und gibt den ersten Treffer zurück; alles, was keines der drei Kürzel ist – Urlaub, Krankheit, frei –, erhält 0. Jede WENN-Funktion braucht eine eigene schließende Klammer, deshalb endet die Formel mit drei Klammern. Excel hilft dabei: Beim Bearbeiten färbt es zusammengehörige Klammerpaare gleich ein.

Technisch erlaubt Excel bis zu 64 verschachtelte WENN-Funktionen. Microsoft rät ausdrücklich davon ab, das auszuschöpfen: Lange Verschachtelungen seien schwer zu warten, für andere schwer nachzuvollziehen und könnten in Einzelfällen unerwartete Ergebnisse liefern, die kaum auffallen. Als Faustregel für Dienstpläne gilt: Bis zu drei Ebenen sind gut lesbar. Darüber hinaus ist eine der Alternativen in der folgenden Tabelle meist die bessere Wahl.

Der Unterschied zwischen den Spalten ist vor allem einer der Pflege. In WENN, WENNS und ERSTERWERT stehen die Stunden in der Formel; ändert sich die Länge einer Schicht, muss jede Formel angepasst werden. Bei SVERWEIS ändert man eine Zelle in der Legende. Microsoft empfiehlt für Staffeln mit vielen Stufen ebenfalls eine Nachschlagetabelle statt einer langen WENN-Kette.

WENNS: mehrere Bedingungen ohne Klammerkette

WENNS prüft bis zu 127 Bedingungen nacheinander und gibt den Wert der ersten zurück, die WAHR ist. Die Syntax besteht aus Paaren: =WENNS(Logiktest1;Wert_wenn_wahr1;[Logiktest2;Wert_wenn_wahr2];…). Die Statusformel aus Beispiel 4 lautet damit:

=WENNS(G5>10;"über 10 h";G5>8;"Ausgleich nötig";WAHR;"ok")

Zwei Eigenheiten unterscheiden WENNS von einer WENN-Kette. Erstens kennt WENNS keinen eigenen Sonst_Wert. Trifft keine Bedingung zu, gibt die Funktion laut Microsoft den Fehler #NV zurück. Als Auffangwert dient deshalb ein letztes Paar mit WAHR als Bedingung, wie oben mit „ok“. Zweitens gilt auch hier die Reihenfolge: Die erste zutreffende Bedingung gewinnt, also steht die strengste vorn.

WENNS ist laut Microsoft in Excel 2019, Excel 2021, Excel 2024 und Microsoft 365 verfügbar, jeweils für Windows und Mac. Wird eine Datei mit WENNS in einer älteren Version wie Excel 2016 geöffnet, kann die Formel dort nicht berechnet werden. Wer Pläne an Standorte mit gemischtem Versionsstand verschickt, bleibt deshalb bei verschachteltem WENN oder SVERWEIS. Dasselbe gilt für ERSTERWERT, das dieselbe Versionsvoraussetzung hat und bis zu 126 Wert-Ergebnis-Paare aufnimmt; ohne Standardwert liefert es bei fehlender Übereinstimmung ebenfalls #NV.

WENNFEHLER: Fehlermeldungen gezielt abfangen

WENNFEHLER ist eine spezialisierte WENN-Funktion: =WENNFEHLER(Wert;Wert_falls_Fehler) gibt den Wert zurück, solange er kein Fehler ist, und sonst den Ersatzwert. Abgefangen werden laut Microsoft #NV, #WERT!, #BEZUG!, #DIV/0!, #ZAHL!, #NAME? und #NULL!. Zwei typische Fälle im Plan:

• Quote ohne Sollzeit: =WENNFEHLER(G5/I5;"") zeigt eine leere Zelle statt #DIV/0!, wenn an einem freien Tag keine Sollstunden in I5 stehen.
• Unbekanntes Kürzel: =WENNFEHLER(SVERWEIS(C5;Legende!$A$2:$D$10;4;FALSCH);0) setzt 0 Stunden, wenn ein Kürzel nicht in der Legende steht.

Der zweite Fall zeigt die Kehrseite: WENNFEHLER verschluckt jeden Fehler, also auch den Tippfehler „M“ statt „N“, der dann still mit 0 Stunden in die Monatssumme eingeht. Wo nur das fehlende Kürzel abgefangen werden soll, ist WENNNV die genauere Wahl, und ein sichtbarer Ersatzwert wie "?" ist ehrlicher als eine Null. Die Abwägung zwischen beiden Funktionen beschreibt SVERWEIS in Excel ausführlich.

Typische Fehler und ihre Ursachen

Eine WENN-Formel meldet selten einen Fehler. Häufiger liefert sie ein Ergebnis, das plausibel aussieht und trotzdem nicht stimmt. Die folgenden Ursachen treten in Dienstplänen besonders oft auf.

Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen eine Erläuterung. Der Uhrzeitvergleich scheitert, weil Excel eine Uhrzeit intern als Bruchteil eines Tages speichert, 22:00 Uhr also als 0,9167. Der Text „22:00“ ist für Excel keine Zahl, und ein Vergleich zwischen Zahl und Text ergibt nicht das, was gemeint war. ZEIT(22;0;0) erzeugt dagegen den passenden Zahlenwert. Der Unterschied zwischen leer und null wird bei Abwesenheiten wichtig: Eine leere Stundenzelle an einem Urlaubstag erfüllt sowohl G5="" als auch G5=0. Wer Urlaubstage und tatsächliche Null-Stunden-Tage unterscheiden will, prüft das Kürzel statt der Stunden.

Bei längeren Formeln hilft die Formelauswertung im Menüband unter Formeln: Sie zeigt Schritt für Schritt, welcher Teil der Prüfung WAHR oder FALSCH ergibt, und macht so sichtbar, an welcher Stelle eine verschachtelte Formel abbiegt.

WENN in Google Sheets und auf Englisch

Google Sheets kennt WENN und WENNS mit derselben Logik; in deutscher Spracheinstellung werden die deutschen Funktionsnamen und das Semikolon verwendet. Auch dort liefert WENNS laut Google-Hilfe einen #N/A-Fehler, wenn keine Bedingung zutrifft; ein letztes Paar mit WAHR als Bedingung fängt das wie in Excel ab. Die englischen Namen lauten IF, IFS, AND, OR, NOT, IFERROR und SWITCH. Excel übersetzt Funktionsnamen in gespeicherten Dateien automatisch, wenn eine Mappe in einer anderen Sprachversion geöffnet wird. Nur beim Abtippen englischer Formeln aus Foren oder Videos müssen Namen und Trennzeichen von Hand angepasst werden: Aus =IF(C5="N",8.5,7.5) wird =WENN(C5="N";8,5;7,5).

Wo die Wenn-dann-Logik an ihre Grenze kommt

WENN prüft die Zeile, in der es steht. Viele Regeln im Dienstplan betreffen aber mehrere Zeilen zugleich: die elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten nach § 5 ArbZG, den Durchschnitt von acht Stunden über sechs Monate nach § 3 ArbZG, die Mindestbesetzung je Schicht oder den Tausch zweier Dienste. Solche Prüfungen lassen sich mit Hilfsspalten nachbauen, und jede neue Regel bedeutet eine weitere Spalte, eine weitere Formel und eine weitere Stelle, an der ein überschriebener Bezug unbemerkt falsche Ergebnisse liefert. Für ein kleines Team mit festem Schichtmodell ist das beherrschbar. Wenn mehrere Personen den Plan bearbeiten und die Abrechnung von den Kennzeichen abhängt, wird die Pflege der Formeln selbst zur Aufgabe – welche Signale dafür sprechen, beschreibt Wann sich der Umstieg auf eine App lohnt.

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Wenn statt einer Entscheidung je Zeile eine Summe oder Anzahl gebraucht wird, helfen SUMMEWENN in Excel und ZÄHLENWENN in Excel. Kürzel über eine Legende statt über eine WENN-Kette zu übersetzen, zeigt SVERWEIS in Excel; Zeilen und Zellen ohne Hilfsspalte einzufärben, Bedingte Formatierung in Excel. Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden mit ihren Zeitfenstern stehen in Zuschläge in Excel berechnen, Kürzel per Auswahlliste ohne Tippfehler in Excel Dropdown erstellen. Fertige Arbeitsmappen gibt es in der Vorlagenübersicht.